On cite souvent les nouveaux métiers de l’ère digitale qui s’accommodent facilement à travers l’entrepreneuriat. Le secrétariat, quant à lui, se fait plus discret chez les freelances, pourtant il répond à une demande bien présente au sein des entreprises qui y voient autant d’avantages que s’il était exercé en tant que salarié. Adeline Boivin s’est lancée à son compte et nous livre son témoignage sur son parcours en tant que secrétaire freelance. Elle nous raconte comment elle gère sa vie professionnelle à domicile et comment elle mène son organisation avec des clients à distance.

Comment t’es venue l’idée de devenir secrétaire en freelance ? 

Adeline Boivin secrétaire indépendante freelance Le Mans ParisDepuis 2011, je travaille pour une association à temps partiel. Je suis très épanouie dans mon travail, mais il m’était difficile de trouver des contrats en complément afin d’avoir une meilleure stabilité financière. Je suis une personne très autonome, qui aime prendre des initiatives, j’aime gérer mon quotidien et décider de mon agenda. Après plusieurs remises en question, j’ai effectué des recherches sur Internet. J’ai trouvé le forum des télésecrétaires ainsi que le blog de Croquefeuille. C’est ainsi que j’ai découvert la possibilité d’exercer cette activité en tant qu’indépendante. Ces deux ressources m’ont été très utiles pour mener à bien mon projet. C’est en avril 2016 que je me suis officiellement installée. Pour mon statut, j’ai décidé d’intégrer la coopérative Oxalis qui me permet d’être entrepreneure-salariée. Pour moi, être secrétaire freelance est également une manière de travailler sur des projets variés, de découvrir de nombreuses autres activités et de développer mes aptitudes.

Quel était ton parcours professionnel avant de te lancer dans l’entrepreneuriat ?

Diplômée d’un BTS « Assistant de Direction » (ancien nom), j’ai commencé à travailler quelques mois seulement à peine après son obtention en 2008. Pour différentes associations, j’ai exercé en tant que secrétaire administrative où je suis restée de nombreuses années (un de mes contrats est toujours en cours). Ces expériences ont contribué au développement de mon autonomie puisque mes employeurs ne sont pas sur place. Il m’est arrivé de travailler pour des sociétés, mais l’ambiance était tellement opposée à celle dont je suis habituée au sein des associations que j’ai préféré mettre un terme aux contrats.

Quels services proposes-tu ?

De l’assistance administrative et commerciale. Les missions peuvent être très variées en fonction du client et de sa propre activité. Voici quelques exemples de missions effectuées jusqu’à ce jour : réservation pour déplacements, gestion d’agendas, classement numérique de dossiers, inscription pour séminaires et conférences, MAJ de la GRC (CRM), facturation, suivi des règlements, relance des impayés, création d’une base de données avec publipostage, création de bons de commande et de fiches de vente, création et gestion de newsletters, mise à jour de base de données, numérisation de cartes de visite et mise à jour du carnet d’adresses, recherche de partenaires logistiques, relecture et correction de textes, appui SAV, création et gestion d’un e-mailing, saisie de notes manuscrites.

Les missions d’organisation (agendas, déplacements, mise en place d’évènements…) sont ce qui me plait le plus dans mon métier.

devenir secrétaire télétravail - freelance

Bureau d’Adeline Boivin – Liria Assistance

La distance physique n’est-elle pas un frein dans ton activité ?

Pas du tout. Grâce au numérique, il est même plus facile de collaborer à distance. Je suis ainsi plus efficace dans ma gestion du temps. Il m’est possible, sur des créneaux dédiés, de travailler pour plusieurs clients dans une même journée. Au contraire, les missions effectuées dans les locaux des clients ne permettent pas de répondre aux besoins des autres (l’intervention dure une demi-journée ou journée complète).

Ainsi, je n’ai aucun temps mort. S’il me manque une information de la part d’un client ou de l’un de ses contacts extérieurs, je peux travailler sur un autre dossier en attendant sa réponse.

Quels sont les avantages du secrétariat à distance ?

Les avantages sont la flexibilité, la relation de confiance, aucune charges sociales à payer, une facturation sans surprises, aucun engagement. Le plus important est que le client peut se concentrer sur son cœur de métier. En se libérant du temps, il peut développer d’autres contrats, augmenter son chiffre d’affaires, être concentré sur des missions à plus forte valeur ajoutée, passer plus de temps en famille, etc.

De plus, je reste l’interlocuteur unique de clients qui ont besoin de quelques heures par mois uniquement et ne peuvent se permettre de recruter un salarié à temps partiel. Je connais mes clients, leurs habitudes ainsi que leurs propres clients et fournisseurs.

Comment organises-tu tes journées ?

Je n’ai pas d’organisation fixe. C’est le principal avantage d’être freelance. Au fil de mes journées, je sais que je dois travailler sur un dossier en particulier. Je m’organise donc en fonction des priorités et également des rendez-vous ou réunions téléphoniques qui peuvent durer un certain temps. Je me réserve des créneaux pour certaines tâches en particulier. Par exemple, je préfère effectuer ma prospection les mardis et les jeudis.

La dynamique d’une entreprise ne te manque-t-elle pas ?

Non. Comme expliqué, je suis toujours salariée d’une association en CDI. Ce contrat m’occupe 11 h / semaine, mais je pense que la dynamique d’une association est différente de celle d’une entreprise. Aujourd’hui, j’ai trouvé un réel équilibre et j’en suis satisfaite.

As-tu déjà eu une mauvaise expérience durant ta carrière en tant qu’entrepreneur ?

Malheureusement, cela fait « partie du jeu ». Il est frustrant de devoir se justifier sur ses tarifs dès une première prise de contact téléphonique. Cela peut arriver. Certains interlocuteurs peuvent être agressifs et blessants (à la limite de l’insulte). Dès qu’un prospect me pose cette question en première intention, je sais que l’échange n’ira pas plus loin puisqu’il recherche  un prix avant tout (et non une personne). Heureusement, mes clients apprécient et reconnaissent la valeur de mon travail. Ils n’ont jamais remis mes tarifs en cause.

J’ai également vécu une expérience difficile avec un client. J’ai préféré privilégier ma santé et mettre un terme au contrat. Cette décision n’a pas été facile, mais j’ai fait le bon choix. Cette expérience m’a permis de savoir ce que je ne veux surtout pas et définir le cap de mon activité.

Que conseillerais-tu à des personnes qui souhaitent devenir secrétaire en freelance ?

Les ressources citées (blog Croquefeuille et forum des télésecrétaires) m’ont été très précieuses. Je ne suis pas la seule à le penser. Je suis convaincue que sans ces deux sites internet, je n’en serais pas là aujourd’hui. J’ai vraiment gagné en efficacité. Je conseille donc, aux personnes qui souhaitent se lancer, de prendre le temps de réfléchir à leur projet. Une des étapes les plus primordiales est le choix de son statut. C’est celui-ci qui est à l’origine de tout et qui définira le reste.

Par ailleurs, c’est une activité qui demande beaucoup d’autonomie. Il faut s’y investir à fond, car ce ne sont pas les autres qui pourront le faire à votre place 😉

D’après toi, freelance rime avec ?

Entreprenariat. Au delà de ses propres fonctions, un freelance a plusieurs casquettes : chef d’entreprise, commercial, comptable… Pour ma part, je me suis déchargée des obligations administratives, comptables et juridiques en rejoignant une coopérative d’activités et d’emplois. C’est elle qui s’en charge. Malgré cela, il me reste encore beaucoup à gérer pour mon activité.

Persévérance. Il faut parfois attendre longtemps avant de récolter les graines qui ont été semées. Le jeu en vaut la chandelle !

Pour conclure, je n’ai aucun regret de m’être lancée. C’est une source d’enrichissement personnel et professionnel. Chaque jour, j’évolue et j’apprends. Merci de m’avoir accordé cette interview 🙂

Où retrouver Adeline sur le web ?

♦ Site pro : Liria Assistance

♦ Blog : Secrétaire freelance

♦ Page Facebook : Liria Assistance

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